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[商务礼仪] 见字如面:如何发一封得体的邮件?


互联网时代,见邮件如面

本文由刘润 (微信公号ID:runliu-pub ) 授权企顾司转载

开工第一周,小企积压了无数邮件需要处理……

今天,就让我们一起来探讨下:如何发一封得体的邮件?
在职场,邮件有时候甚至比见面、开会还要重要。



 
1

大家有没有收到过这样的电子邮件?
发件人叫“还好只是近黄昏”,邮件标题是:“你好!

乍一看,这一定是漏网的垃圾邮件,但打开瞧了一眼,发现居然是供应商的方案和报价

然后找了半天,没有方案,也没报价啊?
回邮件问。

对方说:“啊!抱歉。忘了添加附件了。我再发一遍。


 
我们会怎么看待这位供应商?
如果是我,能不合作,就不要合作了。太不靠谱啦。
 



 2

1999年,我以工程师的身份加入了微软。当时,微软雇佣了十几位语言专家,校对每一封邮件。

他们非常吹毛求疵,邮件的标题怎么起,怎么问候,第一句怎么开始,什么时候用阿拉伯数字1,2,3,什么时候用单词one,two,three,如何署名,单词和语法不但不能有错误,更要信达雅。

被语言专家折磨足够时间,最终毕业的工程师,才能直接给客户发邮件。
 
有一次,我问语言专家团队负责人,有必要这么严格吗?
她说,你想象一下,有很多人,这辈子你都不会当面见到,你给他留下印象的唯一方式,就是邮件
 
她的这句话令我醍醐灌顶。

我想这就是中国人常说的“见字如面”吧。
在互联网时代:邮件如面






 3

那么,一封好的邮件,到底该长什么样呢?

我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。
一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格
怎么做?
 
第一:正式的显示名和总结性的标题
 
邮件接收者首先看到的是两样东西:我们的显示名,和邮件标题

所以,邮件礼仪的第一步,就是用职场上的商务称呼
比如小企向客户自我介绍,一般都自称为John,所以小企会署名“John”,或“企顾司(中国)-John”。

个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“还好只是近黄昏”,“一只特立独行的猪”可以用在QQ签名上,就别用在商务邮件里了吧……
 
然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容
“你好”,“来自xx公司”,“报价”,“请查收一下”,都不是一个好标题。
请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。


 
第二:简单大方的格式
 
一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。

尽量少用不同颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。

 
真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗
 
分段负责阅读逻辑缩进负责层次关系加粗负责突出重点
所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。
 
第三:逻辑清晰的正文
 
外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,我们可以说“尊敬的张总”;
外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,我们可以用“见信好”。
 
问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情

邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括

小段,不要用大段;
短句,不要用长句;
简单的词,不要用复杂的词;
能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

 

结尾部分总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。
然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。
署名:“John,企顾司(中国)”。
 
第四:良好的回信习惯
 
收到邮件尽快回复,代表我们的能力、效率、对他人的重视程度。

回信的专业方式,代表我们的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能
起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。
回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。
 
默认,我们应该“全部回复,而不是仅仅“回复”发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。
 
如果大家觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明“为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送”。
这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。

 
如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。
 
然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件



 


 4

我们和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,“见字如面”。
不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净


怎么做?简单四步骤:
第一,起正式的显示名和总结性的标题
第二,用简单大方的格式
第三,写逻辑清晰的正文
第四,养成良好的回信习惯
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